Conditions Générales d'Utilisation

Application professionnelle B2B de gestion des achats et des notes de frais.

Éditeur

INOVASYS SARL

Version

1.0

Dernière mise à jour

28 octobre 2026

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (« CGU ») régissent l’accès et l’utilisation de l’application, des interfaces et des services Pexin édités par INOVASYS SARL. En utilisant Pexin, l’Utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGU et s’engage à les respecter.

Lorsque l’utilisation de Pexin intervient dans le cadre d’un contrat conclu entre INOVASYS et une entreprise cliente, les présentes CGU complètent ce contrat. En cas de contradiction, les dispositions du contrat commercial, du bon de commande, du SLA ou de tout accord spécifique conclu avec le Client prévalent.

1. Éditeur

Pexin est éditée et exploitée par INOVASYS SARL, B Living Office N°407, Bd Taddart, Oasis, Casablanca, Maroc. RC : 590301. ICE : 003306307000072.

Site : www.inovasys.ma — Contact général : contact@inovasys.ma — Support : connect@inovasys.ma — Confidentialité : privacy@inovasys.ma.

2. Objet de Pexin

Pexin est une application professionnelle B2B de gestion des achats et des notes de frais. Elle permet de créer et suivre des demandes d’achat, de les valider, de saisir des dépenses et leurs justificatifs, de regrouper les notes de frais et de consulter les budgets, à partir de l’environnement Microsoft Dynamics 365 Business Central du Client équipé de l’extension Pexin.

3. Utilisation exclusivement professionnelle

Pexin est destinée exclusivement à une utilisation professionnelle B2B. L’accès est réservé aux salariés, dirigeants, collaborateurs, prestataires autorisés ou autres personnes expressément habilitées par un Client. Pexin n’est pas destinée à un usage personnel ou domestique.

4. Définitions

« Client » : l’entreprise ou l’organisation ayant souscrit, acheté ou bénéficiant d’un accès à Pexin.

« Utilisateur » : toute personne physique autorisée à utiliser Pexin.

« Administrateur Client » : toute personne habilitée par le Client à administrer les comptes, rôles, droits ou accès de son organisation.

« Données Client » : les informations, données et documents provenant directement ou indirectement des systèmes, fichiers ou utilisateurs du Client.

« Services tiers » : Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Entra ID, Microsoft Graph, les services de notifications, de diagnostic et de lecture des reçus, et les autres services externes utilisés par Pexin.

5. Création des comptes

Les comptes Pexin ne sont pas librement créés par le public. Ce sont les comptes professionnels Microsoft que l’Administrateur Client crée dans Microsoft Entra ID et autorise dans Business Central. L’application ne propose pas d’inscription.

L’Utilisateur s’engage à fournir des informations exactes et à maintenir à jour les informations de son compte.

6. Authentification et sécurité du compte

La connexion à Pexin se fait avec un compte professionnel Microsoft (Microsoft Entra ID), selon les règles de sécurité définies par le Client, comme l’authentification multifacteur.

Les identifiants sont personnels. L’Utilisateur doit préserver leur confidentialité, ne pas les communiquer à un tiers, ne pas utiliser le compte d’une autre personne et signaler sans délai toute suspicion de compromission à l’administrateur de son entreprise ou à connect@inovasys.ma.

7. Gestion des droits et habilitations

Les fonctionnalités et données accessibles dépendent notamment du Client, de la société et de l’environnement Business Central choisis, du rôle de l’Utilisateur (demandeur, approbateur, acheteur, contrôleur budgétaire), de ses permissions et des périmètres qui lui sont attribués.

Le Client est responsable de l’attribution, de la révision et de la révocation des droits de ses Utilisateurs dans Business Central et Microsoft Entra ID.

8. Fonctionnalités

Selon les modules et options activés par le Client, Pexin peut notamment proposer :

• création et suivi des demandes d’achat, étape par étape ;
• validation ou refus des demandes, avec commentaires ;
• saisie des dépenses et des justificatifs, et regroupement en notes de frais ;
• lecture d’un reçu photographié pour préremplir une dépense ;
• consultation des budgets disponibles ;
• notifications sur les demandes et les validations ;
• travail hors connexion, avec synchronisation au retour du réseau ;
• autres fonctionnalités définies dans le périmètre du projet.

9. Connexion à Business Central

Pexin lit et enregistre les données dans l’environnement Microsoft Dynamics 365 Business Central du Client, au travers de l’extension Pexin installée dans cet environnement.

Les règles de gestion (circuits de validation, contrôle budgétaire, génération des documents d’achat et de frais) sont celles paramétrées par le Client dans Business Central.

10. Données provenant de systèmes tiers

Les informations affichées dans Pexin dépendent notamment de l’exactitude, de la complétude, de la fraîcheur et du paramétrage des données de Business Central, ainsi que de la disponibilité des systèmes connectés.

Le Client reste responsable de la qualité, de la licéité et de la cohérence des données qu’il met à disposition de Pexin.

11. Lecture des reçus et intelligence artificielle

Lorsque le Client l’a activée, la lecture des reçus extrait d’une photo la date, le montant, la devise, la TVA et les informations du commerçant. Elle peut faire appel à des technologies d’intelligence artificielle, notamment fournies par Anthropic, auxquelles seule la photo du reçu concerné est transmise.

Les informations extraites peuvent contenir des erreurs ou des omissions. Elles préremplissent la dépense et doivent être vérifiées par l’Utilisateur avant l’enregistrement.

12. Justificatifs et exactitude des dépenses

L’Utilisateur est responsable de l’exactitude des demandes et des dépenses qu’il saisit et de l’authenticité des justificatifs qu’il joint. Pexin enregistre ces informations ; elle ne procède à aucun paiement ni remboursement, qui relèvent des processus du Client.

13. Notifications

Pexin peut envoyer des notifications sur l’appareil, par exemple lorsqu’une demande attend une validation ou change d’étape. L’Utilisateur peut les désactiver dans les réglages de son appareil.

14. Usages interdits

L’Utilisateur s’interdit tout usage susceptible de porter atteinte à la sécurité, à l’intégrité, à la disponibilité ou aux droits d’INOVASYS, du Client ou de tiers. Sont notamment interdits :

• utiliser Pexin à des fins illégales ou frauduleuses, notamment pour déclarer une dépense fictive ;
• contourner les contrôles d’accès, rôles ou restrictions de sécurité ;
• accéder à un compte, des données ou un environnement sans autorisation ;
• rechercher, tester ou exploiter une vulnérabilité sans autorisation écrite préalable ;
• introduire un virus, logiciel malveillant ou code susceptible de perturber le service ;
• procéder à une extraction massive non autorisée ou utiliser des automatismes dégradant le service ;
• usurper l’identité d’une autre personne ;
• procéder à une ingénierie inverse lorsque la loi ne l’autorise pas ;
• porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’INOVASYS ou de tiers.

15. Disponibilité du service

INOVASYS met en œuvre des moyens raisonnables afin d’assurer la disponibilité de Pexin. Le service peut toutefois être temporairement indisponible en raison notamment d’une maintenance, d’une mise à jour, d’un incident, d’une panne, d’un fournisseur Cloud ou tiers indisponible, d’un incident réseau, d’un événement de cybersécurité ou d’un cas de force majeure. Le travail hors connexion permet de continuer à saisir des demandes et des dépenses, qui sont envoyées au retour du réseau.

Les engagements de niveau de service éventuellement garantis sont exclusivement ceux prévus au contrat ou au SLA applicable.

16. Sécurité

INOVASYS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées, notamment HTTPS/TLS, la connexion par Microsoft Entra ID, le chiffrement des données conservées sur l’appareil, les contrôles d’accès définis dans Business Central et la gestion sécurisée des secrets.

Aucun système informatique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue. Le Client et les Utilisateurs doivent respecter les règles de sécurité applicables à leur environnement, notamment la protection de l’appareil par un code ou une biométrie.

17. Propriété des Données Client

Le Client conserve ses droits sur les données qu’il saisit, synchronise ou rend accessibles à Pexin. L’utilisation de Pexin n’entraîne aucun transfert de propriété des Données Client au profit d’INOVASYS.

Le Client garantit disposer des droits, autorisations et bases juridiques nécessaires pour traiter et transmettre les données utilisées dans Pexin.

18. Propriété intellectuelle

Pexin, son code, son architecture, son design, ses interfaces, ses marques, ses logos, ses éléments graphiques, sa documentation, ses composants et ses fonctionnalités sont protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables.

Sauf accord écrit contraire, aucun droit de propriété intellectuelle n’est transféré au Client ou à l’Utilisateur.

19. Licence d’utilisation

Sous réserve du respect des présentes CGU et du contrat applicable, INOVASYS accorde à l’Utilisateur, pendant la durée de son autorisation, un droit limité, personnel, non exclusif, non transférable et révocable d’utiliser Pexin à des fins professionnelles.

20. Services tiers

Pexin dépend de services exploités par des tiers, notamment Microsoft. INOVASYS ne contrôle pas intégralement la disponibilité, les modifications ou les performances de ces services. Leur indisponibilité peut entraîner l’interruption temporaire de certaines fonctionnalités.

21. Suspension ou désactivation d’un compte

INOVASYS ou l’Administrateur Client peut suspendre ou désactiver un compte notamment à la demande du Client, à la fin de la relation professionnelle de l’Utilisateur avec le Client, en cas de violation des CGU, de risque de sécurité, de fraude ou suspicion de fraude, à l’expiration du contrat ou lorsque la suspension est nécessaire pour protéger le service ou les données.

22. Suppression du compte

La suppression d’un compte peut être demandée par l’Utilisateur, l’Administrateur Client ou le Client, sous réserve des droits et responsabilités de chacun. Le compte Microsoft est supprimé par l’Administrateur Client dans Microsoft Entra ID.

La suppression du compte n’implique pas nécessairement l’effacement immédiat de toutes les données associées. Certaines données, notamment les demandes et dépenses enregistrées dans Business Central, peuvent être conservées lorsqu’une obligation légale, réglementaire, comptable, probatoire, de sécurité ou contractuelle l’exige.

23. Responsabilité

Dans les limites autorisées par la réglementation applicable, INOVASYS ne saurait notamment être responsable des conséquences résultant d’une donnée erronée dans Business Central, d’une mauvaise configuration réalisée par le Client, d’un accès accordé par erreur par un Administrateur Client, d’une utilisation non conforme, d’une information extraite d’un reçu enregistrée sans vérification, d’une panne d’un système tiers ou d’un justificatif inexact.

Les garanties, exclusions et plafonds de responsabilité applicables entre INOVASYS et le Client sont ceux prévus par le contrat qui les lie.

24. Évolution du service

INOVASYS peut faire évoluer Pexin afin notamment d’ajouter des fonctionnalités, d’améliorer l’expérience utilisateur, de renforcer la sécurité, de corriger des anomalies, de modifier son architecture ou de prendre en charge de nouvelles technologies.

25. Modification des CGU

INOVASYS peut modifier les présentes CGU. La date de dernière mise à jour figure en tête du document. Les modifications substantielles peuvent être portées à la connaissance des Utilisateurs par l’application, par e-mail ou par tout autre moyen approprié.

26. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit marocain.

Tout différend relatif à leur interprétation, leur validité ou leur exécution relève des tribunaux compétents de Casablanca, sauf disposition légale impérative ou disposition contractuelle contraire convenue avec le Client.

27. Contact

Pour toute question relative à Pexin, l’Utilisateur peut contacter INOVASYS aux coordonnées indiquées ci-dessous.